가장 중요한 것은 조합원들이 총회 결정사항을 충분히 알 수 있도록 해야 합니다. 예를 들어 총회에서 결정된 사항이나 정관이나 규정의 변경사항이 제대로 공지되지 못하거나, 변경사항이 포함된 자료가 정비되지 않는다면, 이후에 동일한 사안을 검토해야 했을 때, 이전의 결정사항이 아닌 참가자들의 기억과 주장에 따라서 논의가 우왕좌왕하는 일이 발생할 수 있습니다.

▷ 총회 회의록을 홈페이지에 공지하고, 조합원들은 홈페이지에 실린 회의록을 확인하고, 빠진 것이나 정정할 내용이 있으면 이사회에 정정을 요청하도록 합니다. 그리고 이사회는 이에 대한 답변이나 수정 기록을 올리고 더 이상의 수정 요청이 없으면 회의록을 승인된 것으로 간주하는 절차를 거칩니다.
▷ 최종 회의록에 의장(이사장), 참석 이사, 서기가 서명하여 문서로 보관합니다.
▷ 정관과 규정을 개정했을 때는 새로이 작성하여 홈페이지에 공지하고 문서로 보관합니다.